視頻會議問世初期，由于體積較大，價格昂貴，通常屬于大企業單位的專屬。隨著視頻會議的發展和價格的調整，它已經逐漸進入大眾企業，企業對視頻會議的需求也越來越大，有了需求，就需要做價格續算，然后根據公司實際情況選擇適合自己的視頻會議產品。為了避免預算估算的盲目性，接下來列舉幾點視頻會議的預算項目：
1、基礎條件的投資預算
這里所說的基礎條件，主要指的是這兩方面：第一是網絡環境，現在的視頻會議系統都是基于網絡，且對寬帶的需求也有所不同，高清視頻會議運行相對于標清要更高一些，實際需要根據會場點數再做具體計算。第二是會議室環境，假如視頻會議系統在固定會議室中使用，那么會議室的裝修費用、音響費用、視頻輸出設備(如投影儀、顯示屏等)也應該計算在內。
2、系統本身的投資預算
視頻會議系統根據客戶的需求不一樣的話，預算也會存在很大的差異，硬件系統性能相對軟件更穩定，造價也要高一些，通常會在固定會場使用;軟件系統使用更方便，特別會場不固定的情況下。一般來講，系統本身的投資費用分為：視頻會議服務器的采購費用，視頻會議系統及攝像機等周邊設備的采購費用。
3、工程和維護費用
一般包括視頻會議系統的維護費用及項目施工費用。
綜上所述，我們能得出一個視頻會議系統的投資預算計算公式：網絡環境搭建費用+會議室裝修費用+視頻會議系統設備費用+維護施工費用=項目總投資。