視頻會議問世初期，由于體積較大，價格昂貴，通常屬于大企業(yè)單位的專屬。隨著視頻會議的發(fā)展和價格的調(diào)整，它已經(jīng)逐漸進入大眾企業(yè)，企業(yè)對視頻會議的需求也越來越大，有了需求，就需要做價格續(xù)算，然后根據(jù)公司實際情況選擇適合自己的視頻會議產(chǎn)品。為了避免預算估算的盲目性，接下來列舉幾點視頻會議的預算項目：
1、基礎(chǔ)條件的投資預算
這里所說的基礎(chǔ)條件，主要指的是這兩方面：第一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，現(xiàn)在的視頻會議系統(tǒng)都是基于網(wǎng)絡(luò)，且對寬帶的需求也有所不同，高清視頻會議運行相對于標清要更高一些，實際需要根據(jù)會場點數(shù)再做具體計算。第二是會議室環(huán)境，假如視頻會議系統(tǒng)在固定會議室中使用，那么會議室的裝修費用、音響費用、視頻輸出設(shè)備(如投影儀、顯示屏等)也應(yīng)該計算在內(nèi)。
2、系統(tǒng)本身的投資預算
視頻會議系統(tǒng)根據(jù)客戶的需求不一樣的話，預算也會存在很大的差異，硬件系統(tǒng)性能相對軟件更穩(wěn)定，造價也要高一些，通常會在固定會場使用;軟件系統(tǒng)使用更方便，特別會場不固定的情況下。一般來講，系統(tǒng)本身的投資費用分為：視頻會議服務(wù)器的采購費用，視頻會議系統(tǒng)及攝像機等周邊設(shè)備的采購費用。
3、工程和維護費用
一般包括視頻會議系統(tǒng)的維護費用及項目施工費用。
綜上所述，我們能得出一個視頻會議系統(tǒng)的投資預算計算公式：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境搭建費用+會議室裝修費用+視頻會議系統(tǒng)設(shè)備費用+維護施工費用=項目總投資。